Несмотря на все достижения в информационных технологиях, пока отказываться от традиционных бумажных работ никто не собирается. Главным из документов в каждой организации, согласно которому определяется отношение гражданина к военной службе, является правильно заполненная по форме Т-2 личная карточка. В ней содержатся актуальные сведения о воинском учете на каждого сотрудника фирмы.
Что такое карточка Т-2 и для чего она нужна
На любом предприятии имеется человек, занимающимся ведением личных дел на каждого сотрудника. Личная карточка – это документ, в котором должна в обязательном порядке содержаться актуальная информация о персональных данных сотрудника, а также сведения о его профессиональной деятельности.
При помощи карточек предприятие может вести полную регистрацию персонала и отказаться от них компания не имеет права. Ответственный сотрудник занимается ведением данной документации и при появлении в штате нового сотрудника тут же заводит на него личное дело, которое будет находиться в архиве компании до тех пор, пока он будет числиться в штате. После внесения всех личных данных, работник обязан ознакомиться со всей внесенной информацией и, если все верно, расписаться под ней.
Периодически военные комиссариаты занимаются проверкой организаций на предмет корректности ведения воинского учета. Данная проверка может осуществляться один раз в год или один раз в три года в зависимости от размеров штата.
Во время проверки тщательное внимание уделяется:
- Зарегистрированным работникам в военно-учетном столе;
- Наличию актуальной информации о сотрудниках;
- Правилам оформления документов;
- Наличию нарушений.
В задачи человека, которому было поручено ведение воинской регистрации, входит:
- Установление того, кто из сотрудников подлежит воинской регистрации;
- Оформление личных дел и их хранение в надежном месте;
- При поступлении уведомления из военного комиссариата, оповещение об этом сотрудника, которому оно предназначается;
- Сверка личных данных с другими достоверными источниками;
- Внесение в личное дело работников всей поступающей информации об их семейном положении, месте проживания, образовании, должности и прочего;
- Предоставление руководству отчетов о проделанной работе.
Заполнение информации о воинском учете в карточке Т-2
На всех граждан, которые подлежат воинскому учету, заводятся специальные карточки с актуальной информацией и указанием персональных данных, заполнением сведений о семейном положении, месте проживания и прочего.
Заполнение второго раздела личного дела происходит на основании предоставления следующих документов работником:
- Военный билет (для граждан, которые пребывают в запасе);
- Приписное удостоверение (предъявляется в том случае, если гражданин подлежит призыву на воинскую службу).
Во время заполнения сведений о воинском учете в карточке Т2 учитывается следующая информация:
- В графе «Категория запаса» ничего не прописывается в случае с офицерами запаса и гражданами, подлежащими призыву. В других случаях указывается информация в соответствии с военным билетом;
- Указывается воинское звание, которое прописано в военном билете – рядовой, сержант и прочие. Если гражданин является призывником, то указывается «Подлежит призыву»;
- Строка «Состав профиль» заполняется в соответствии с военным билетом без сокращений. Если гражданин только лишь подлежит призыву, то строка не заполняется;
- Вносится полное кодовое обозначение военно-учетной специальности, которая указана в военном билете или приписном свидетельстве;
- На основании документов воинской регистрации вписывается категория годности А, Б, В, Г или Д;
- Указывается наименование военного комиссариата в соответствии с последним штампом в документе воинского учета;
- Вносятся сведения о нахождении на общем или специальном воинском учете;
- В последнем пункте прописывается информация о снятии с воинской регистрации.
Ставится отметка «Снят с воинского учета по возрасту» в том случае, если гражданин достиг предельного возраста пребывания в запасе, а для тех граждан, которые были признаны не годными к военной службе по состоянию здоровья, ставится отметка «Снят с регистрации по состоянию здоровья».
Общие сведения о заполнении личной карточки
Точных сроков, отведенных на создание личного дела, государством не предусмотрено, но чаще всего его заводят сразу же при найме в штат нового сотрудника.
Чтобы завести личную карточку на сотрудника необходим ряд документов:
- Паспорт;
- Трудовая книжка;
- Договор о найме на работу;
- Документы воинской регистрации, если таковы имеются;
- Диплом или другие документы, подтверждающие наличие образования, квалификации;
- Личная автобиография, которая может подаваться и в устной форме;
- ИНН;
- СНИЛС;
- Медицинская книжка (при необходимости).
В некоторых случаях кадровик может потребовать предоставить и другие важные документы, которые необходимы для полного заполнения карточки Т-2.
Возможные ошибки при заполнении формы Т-2
Если за длительный период работы сотрудника в организации некоторые данные потеряли свою актуальность, тогда необходимо в кратчайшие сроки внести соответствующие изменения. Если все сведения хранятся в бумажной форме, то устаревшие данные аккуратно зачеркиваются одной линией, а новые надписываются сверху или рядом, если есть место. Внесенные новые данные должны быть заверены сотрудником, для этого необходимо снизу поставить подпись. Также рядом с подписью обязательно стоит проставить дату внесения изменений в карту.
Аналогичным методом поступают в случае обнаружения каких-либо ошибок или неточностей в карточке сотрудника. Неверная информация зачеркивается и вносится достоверная. Если все предоставленные раннее сведения были подтверждены подписью работника, то после внесения актуальной информации также рекомендуется чтобы он поставил подпись. Также, как и в предыдущем случае, стоит поставить и дату внесения поправок.
Хранения карточек Т-2 в организации
Все заведенные личные дела на сотрудников должны храниться непосредственно на предприятии. Кроме того, поскольку в личных делах содержится персональная информация о каждом сотруднике, то доступ к ним должен быть максимально ограничен. Поэтому руководством организации должен быть издан указ о том, кто и как может пользоваться информацией, предоставленной в личных карточках.
Ведением карточек Т-2 в организации занимается один из сотрудников, а если организация небольшая, то данными делами может заниматься бухгалтер, либо сам руководитель. После того, как сотрудник будет уволен, его личное дело передается на специальное хранение, а уничтожено оно может быть не ранее чем через 50 лет.
Таким образом, сведения о воинском учете, указанные в анкете, должны храниться в организации на протяжении всего периода работы сотрудника. После его увольнения личное дело отправляется в специальное место хранения и может быть уничтожено только лишь спустя 50 лет. В карточке Т-2 указывается вся актуальная информация о воинской регистрации, семейном положении, должности, месте проживания и прочем. Также в ней указывается звание военнослужащего, категория годности, место прохождения службы (если граждан уже проходил службу в армии) и другая важная информация.
